Office Word 2007/2010/2013 之論文摸魚大法 ：階層與快速樣式

長篇文章的效率關鍵就是「階層」架構，一開始就確立結構，無形中省下一堆時間，把規律反覆修正的問題丟給電腦處理，又能減少人為的錯誤；另外一個重點，就是要建目錄與頁碼的連結，「階層」可以協助我們快速建立可更新的目錄，不需要花時間手打。這個篇幅比較長，要有耐心！


*一般「階層」可以直接透過「段落」來修改，也能用來目錄，但這次我們的用法比較進階，不直接這樣改。




階層的是一大重點，假設一篇論文的架構如下圖（絕大多數的碩班論文都長這樣），一共有七個主要標題，分別是第一章~到第七章，每一章分成數個「小節」，「小節」的命名由兩個數字構成，例如：1-1，前面的數字會依照「章」的數字，變成阿拉伯數字。

不想拿自己的論文做實驗？沒關係~我給你下面的範例：合成鑽石刀 （最左邊有個可以下載Word 全文） 。

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這裡的範例論文格式：中文字型為 標楷體，英文為 Times New Roman，都是單行行距。
「章」（例如：第一章）：16 pt 粗體，必須置中。
「節」（例如：1-1）：14 pt 粗體，靠右對其。
「段」（例如：1-1.1）：14 pt 標準，靠右對其。
利用這篇的技巧：修改預設字型—字型佈景主題(樣式)，將中英文字型先固定，不必次次都修改。

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依照我的方法，有2個重點：

1.確定你各階層的標題格式，這裡的格式包含字型、字體大小、顏色、粗細、與前段距離、與後段距離...等等所需參數，相同階層具有相同格式，例如：「第一章」和「第二章」格式相同。等會兒教使用樣式表，只會讓你設定一次格式；讓「第一章」設定的格式成為「樣式」，而不是有十章，就要你做十次「格式」設定，這樣效率很難提升。

2.標準的編號千萬千萬不要手打，無論第幾階層都一樣，例如：「第一章」，這三個字；「2-1」這幾個字都要交給Word自己產生，把單調、規律的是丟給電腦！

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第一步：為「章」建立一個多層次清單
切到「常用」的頁籤 –>按下「多層次清單」的按鈕 –>「 定義新的多層次清單」。



第二步 多層次清單設定：我們要動三個地方（紅框處），跟我做一樣的設定。1.設定字型（看下一張圖）（看不到字不用擔心，字太大跑上去了）。
2.改「這個階層的數字樣式」。
3.把清單編號和階層掛到「標題一」這個樣式清單，後面會提使用樣式表。

*看到「位置」的部分，有看到「對齊」和「文字縮排於」，這些訊息將帶入該段的「段落」設定，因為這裡需要置中，暫時先不動它。


第三步：設定字型（紅框處），其他維持不變。*小技巧：參考修改預設字型—字型佈景主題(樣式)，改字型的部分就省了，只要改樣式和大小。



第四步：在前後個插入「第」和「章」。


第五步：同上面的畫面切到階層2，設定「將階層連結至樣式」的下拉式選單改至「標題2」。再來勾選「法律樣式編號」，可以看到「輸入數字格式設定」變成「1.1」，可以自行修改「.」輸入「-」，就會以「1-1」方式來顯示。*先別急著案「確定」，階層3要以此類推，例如：「將階層連結至樣式」就改成「標題3」，階層3可以用類似的方式設定完成。
*「位置」（數字對齊方式、文字縮排於）的部分，一樣會帶入「多層次清單」。


*如果不勾「法律樣式編號」，就會出現下圖沒有轉成阿拉伯數字的現象。



第六步：依序修改標題1、標題2、標題3的「快速樣式」，以此類推。



第七步：字型要進入格式設定，因為一般論文會同時用到英文、中文，字型要分別設定。*字型的設定可以參考第三步，不多占版面了。



第八步：切到「段落」。



第九步：修改「段落」選項。
1.預設就是「靠左對齊」，確認一下。
2.「縮排」的設定來「自多層次清單」，看下下張圖，對照一下這個部分，在 0.75 公分處開始清單的編號，編號清單後面 1公分開始「階層二」的文字，所以根據尺規是 1 + 0.75 = 1.75 公分 開始「階層2」文字的部分。這裡雖然是保持預設，但還是要了解。
3.「段落間距」如紅框區設定，我們只要「單行間距」，其他歸零。

*Word 的預設值十分詭異，「行高」一拉就是3行，要十分注意！


第十步：將標題的樣式套用到文章，還會自動編號。滑鼠點「簡介」一下 –> 切到「常用」的頁籤 –> 對「快速樣式」裡的「標題1」點一下，其他以此類推至標題3。




這是套用(標題1~3)快速樣式的結果。練習完的結果跟我的對照一下：按此下載




一般來說，做論文三個階層就夠用了，若不夠用Word可以支援到9個階層。清楚的論文架構，而使用多層次清單+快速樣式的用法，不單單搞定格式和排序問題；最重要的是便於建目錄，不但不需要手打，還具備更新頁碼的功能。
還沒昏頭就...，接續下一章：Office Word 2007/2010 之論文摸魚大法：插入頁碼和頁碼分段 ~